Árangursríkar samningaviðræður

Það er algert lykilatriði áður en við semjum að við undirbúum okkur eins vel og kostur er.  Við verðum að skilgreina nokkra hluti og spyrja okkur ákveðinna spurninga.  Ef við gerum það mun það hjálpa okkur afar mikið þegar við semjum og við erum að auka líkurnar á því að við náum samkomulagi sem þjónar hagsmunum okkar. 

Hverjir eru hagsmunir þínir?
Hvað viltu fá út úr samningaviðræðum og hvers vegna?  Hvaða hagsmuni viltu tryggja? Eru það t.d.  fjárhagslegir hagsmunir og/eða þeir hagsmunir að geta búið áfram í húsnæðinu?  O.s.frv.  Þú þarft meðal annars að svara þessum spurningum og skilgreina hagsmuni þína.

Hvaða hluti viltu ræða og semja um?
Settu niður á blað þá hluti sem þú vilt ræða.  Eru einhver sérstök málefni, þ.e. hlutir sem þú vilt ræða og semja um?  Forgangsraðaðu þessum hlutum eftir mikilvægi þeirra fyrir þig.  Hvers vegna skipta þessi hlutir máli fyrir þig?  Þetta geta verið hlutir eins og vaxtakjör, fjöldi afborgana, upphæðir, dagssetningar o.fl.

Settu þér raunhæf markmið - Skoðaðu vel samningsstöðu þína og möguleika
Gættu þess að setja þér markmið sem eru raunhæf, t.d. verður þú að ákveða nákvæmlega hvað þú getur greitt mikið í nýju samkomulagi við bankann þinn eða fjármálastofnun.  Þú þarft því að meta stöðu þína með raunhæfum hætti.  Það er til lítils að gera samkomulag ef maður getur ekki staðið við það.  Þetta er líka atriði sem þarf að ræða við þann sem maður er að semja við.  Það er lykilatriði að samningsaðilar verða að hafa vilja til að semja á raunhæfum nótum og stefna að samkomulagi sem hægt er að standa við. 

Við þurfum líka að skoða afar vel hvaða möguleikar eru í stöðunni.  Erum við í þeirri stöðu að hafa marga valkosti eða fáa? Erum við í þeirri stöðu að þurfa að semja við tiltekinn aðila?  Við þurfum að meta samningsstöðu okkar og vera tilbúin að leggja okkur fram við að finna og skoða alla möguleika sem og leiðir til að styrkja samningsstöðu okkar.

Skoðaðu allar lausnir vel og vandlega
Hvaða lausn/lausnir yrðir þú ánægður/ánægð með?  Reyndu eftir fremsta megni að setja það niður á blað.  Skoðaðu einnig þær lausnir sem bjóðast hjá viðkomandi fjármálastofnun og á samningafundi getur þú meðal annars rætt við viðsemjanda um þessar lausnir og hvernig þær geta mögulega nýst þér.  Einnig er mjög mikilvægt að ræða um þá hluti sem þú vilt semja um og kanna vel og vandlega á hvaða nótum viðsemjandinn er reiðubúinn að semja.  Mundu að ef fjármálastofnun setur fram leiðir að lausnum sem viðskiptavinur þarf að velja úr og ekki er samið um neitt, þá er ekki um eiginlegar samningaviðræður að ræða!  Samningaviðræður snúast um að semja um lausn sem hentar öllum samningsaðilum og allir verða að vera reiðubúnir að láta eitthvað af hendi en auðvitað með því skilyrði að fá eitthvað í staðinn. Ef annar aðilinn fær bara án þess að láta eitthvað í staðinn þá er ekki um samningaviðræður að ræða!  Málið er, samningsaðilar þurfa að hafa samningsvilja til að hægt sé að semja.

Hvað finnst þér sanngjarnt?
Samningar þar sem allir aðilar hagnast snúast meðal annars um að aðilar setja sig í spor hvers annars, ræða hagsmunina og málefnin, og vinna saman að því að finna bestu raunhæfu lausnina.  Þetta er krefjandi nálgun og krefst þess að við horfum ekki bara á hvað við viljum.  Við þurfum að sýna samningsvilja og vera tilbúin að setja okkur í spor þeirra aðila sem við semjum við og rannsaka heildarmyndina þannig að við getum skilgreint og rökstutt hvað okkur finnst vera sanngjarnt.  Það er mikilvægt að hafa í huga að þeir aðilar sem við erum að semja við verða auðvitað að gera slíkt hið sama.  

Samningafundur
Þegar þú hefur undirbúið þig faglega ertu tilbúin(n) að fara á samningafund.  Það er alltaf skynsamlegt að vera vel úthvíldur/úthvíld, jákvæður/jákvæð og gera ráð fyrir að þú munir komast að góðu samkomulagi.  Það hjálpar aldrei að ákveða fyrirfram að samningar muni ekki nást. 

Hafðu í huga þá hluti sem eru nefndir hér fyrr í umfjöllun og vertu reiðubúin(n) að ræða hagsmuni þína og stöðu þína almennt við viðsemjanda. Undirstrikaðu að þú viljir komast að samkomulagi sem allir aðilar geti sætt sig við og sem er sanngjarnt og þú getir staðið við.  Ef þú hefur undirbúið þig vel og vandlega þá er yfirleitt best að þú byrjir á því að kynna hugmyndir þínar varðandi lausn/lausnir.  Ef þér finnst þú ekki tilbúin(n) til þess þá skaltu biðja viðsemjanda þinn um að koma fyrst fram með hugmyndir og/eða  tillögur og hvað honum finnst vera sanngjörn og góð lausn.  Ef þú gerir þetta svona, gættu þess að láta ekki þær hugmyndir/tillögur, ef þær eru óraunhæfar og/eða ósanngjarnar, virka sem ,,akkeri“ og kynntu engu að síður þínar tillögur og hugmyndir alveg burtséð frá hvað viðsemjandinn setti fram.  Ekki gleyma að það er þér í óhag að samþykkja hluti sem þú getur ekki staðið við og/eða verður ósáttur/ósátt við.  Það að virka sem ,,akkeri“ þýðir að hugmynd/tillaga/tilboð sem sett er fram verður að ákveðnum viðmiðsspunkti sem samningaviðræður fara að snúast um.  Ef ,,akkerið“ er óraunhæft og eða ósanngjarnt þá verður að gæta þess að uppræta það strax og benda á að ekki sé sanngjarnt að semja á þessum nótum. 

Hlustaðu vel á viðsemjanda og farðu fram á nánari útskýringar ef þú ert ekki alveg viss um að þú sért að skilja nægilega vel þær hugmyndir, tillögur o.fl. sem settar eru fram.  Ef viðsemjandi leggur ákveðnar tillögur eða tilboð á borðið, ræddu þær þá og spurðu meðal annars hvernig og hvers vegna þessar tillögur og/eða tilboð þjóna hagsmunum þínum.  Vertu einnig reiðubúin(n) að útskýra og rökstyðja þínar hugmyndir, tillögur, tilboð o.s.frv.

Á samningafundinum verður þú að fá tækifæri til að kynna sjónarmið þín og stöðu þína.  Samningsaðilar þurfa síðan að fara vandlega yfir stöðuna almennt og oftast er best ef hægt er að finna vænlegustu lausnirnar í sameiningu.  Til að þetta takist þarf samningsvilja, getu til að setja sig í spor þeirra sem við semjum við, að vera vel undirbúin(n) og hegða sér eins faglega og kostur er.  Ráðlegt er að ræða þessa hluti opinskátt og vera heiðarlegur/heiðarleg. 

Samningsaðilar vilja finna leiðir til að tryggja hagsmuni sína í dag og jafnvel líka í framtíðinni og því er viðeigandi að samningsaðilar ræði um hvernig þeir vilja að viðskiptasambandinu verði háttað í framtíðinni.  Það getur hjálpað aðilum að koma auga á ýmsa möguleika og aukið líkur á betra samkomulagi.  Þetta er líka atriði sem getur styrkt eigin samningsstöðu.

Í lokin borgar sig að fara yfir niðurstöðu fundarins og það sem hefur verið ákveðið og/eða samið um.  Síðan er mikilvægt að ræða næstu skref hvort sem það er framkvæmd á lausnum og/eða samkomulagi eða hvort um er að ræða fyrirkomulag á öðrum samningafundi, ef það er niðurstaðan.  Það skiptir gríðarlega miklu máli að aðilar séu sammála um niðurstöðu fundarins og það sem samið hefur verið um, ef samkomulag hefur náðst.

Eftir samningafund
Eftir fundinn þarf að fara yfir efni fundarins og gera sér grein fyrir hvað ávannst með honum.  Náðir þú markmiðum þínum?   Hvað var ákveðið?  Er enn mikilvægum spurningum ósvarað?  Ef gert var samkomulag, hvað felst í því samkomulagi og hvað þarft þú að gera til að uppfylla það samkomulag?  Hvað þarf viðsemjandi þinn að gera til að uppfylla samkomulag?  Það er nauðsynlegt að skrifa hjá sér einskonar aðgerðaáætlun, sem meðal annars inniheldur þá hluti sem maður þarf að gera í framhaldi af fundinum og/eða til að uppfylla samkomulag, ef um slíkt er að ræða.

Almenn atriði sem gott er að hafa í huga!
Það eru ekki til neinar töfralausnir í samningaviðræðum og ofangreind ráð taka ekki til allra mögulegra þátta þegar kemur að því að semja.  Við verðum líka að hafa hugfast að við sjálf berum ábyrgð á okkar undirbúningi og hvernig við berum okkur að þegar við semjum. 

Höfum einnig í huga að færasta samningamanneskja heims nær ekki besta samkomulaginu og nær að öllum líkindum ekki að tryggja hagsmuni sína með farsælum hætti ef viðsemjendur vilja ekki semja.  Með öðrum orðum, ef þeir sem við viljum semja við vilja það ekki, þá getum við ekki neytt þá til þess.  En, með faglegum undirbúningi og með því að vera tilbúin(n) að leita góðra lausna fyrir alla aðila þá aukum við líkurnar á árangursríkum niðurstöðum. 

Þeir sem við semjum við eru líka persónur með þarfir, langanir, skoðanir, viðhorf og tilfinningar og við verðum að taka tillit til þess.  Fólk er ekki vélmenni og þess vegna þurfum við að vanda okkur í mannlegum samskiptum og koma fram við náungann eins og við viljum að hann komi fram við okkur. Gleymum ekki að taka þetta með í reikninginn en þegar við semjum þá fókuserum við á þá hluti sem við viljum komast að samkomulagi um og reynum eftir fremsta megni að vera ekki á persónulegum nótum.

Við skulum temja okkur að einblína á staðreyndir og hugsa í lausnum.  Með rétta hugarfarinu, góðum undirbúningi og heilbrigðu sjálfstrausti þá aukum við líkur á að ná þeim árangri sem við stefnum að. 

Þessi umfjöllun gerir okkur ekki að framúrskarandi samningamanneskjum.  Samningatækni er mun viðameiri en svo.  Samningatækni er kennd sem sérstakt fag í háskólum og fyrirtæki og stofnanir senda starfsfólk sitt á námskeið til að ná betri tökum á því að semja.  Engu að síður, þá getur það skipt sköpum að taka tillit til þess efnis sem hér hefur verið sett fram áður en farið er á samningafund.  Ég vona því innilega að umfjöllunin komi að gagni.

Að lokum, vil ég hvetja alla  til að afla sér enn frekari þekkingar og reynslu á þessu sviði og vil þ.á.m. benda á eftirfarandi bækur sem geta komið að góðum notum:

Kennedy, G.  (1998).  The New Negotiating Edge.  London: Nicholas Brealy
Publishing. 

Fisher, R., og Ury, W. og Patton, B.  (1991).  Getting to Yes.  Negotiating Agreement Without Giving In.  Second edition.  New York: Penguin Books.

Fisher, R., og Ury, W.  (1987).  Já! Listin að semja án þess að gefa eftir.  (Jón Ásgeir Sigurðsson þýddi).  Reykjavík: Svart á hvítu.

Thompson, L. L.  (2008).  The Mind and Heart of The Negotiatior.  Fourth edition.  New Jersey: Pearson Education. 

Sigurður Ragnarsson
Höfundur er sjálfstætt starfandi háskólakennari og kennir meðal annars samningatækni og leiðtogafræði.